Odoo Außendienst Disposition: Mitarbeiter und Einsätze planen

Disposition

Bei der Außendienst-Disposition legt ihr fest, welcher Mitarbeiter zu welchem Einsatz fährt. Fällt jemand aus oder dauert eine Baustelle länger, verschiebt ihr den Einsatz an derselben Stelle. Die Aufträge liegen in Field Service, in Planning seht ihr, welche Mitarbeiter in der Woche noch Zeit haben. Beides sind Module in Odoo und greifen auf dieselben Aufgaben zu. Eine Umbuchung bleibt dadurch am Auftrag.

Den Einsatz von der Anlage bis zum Abschluss beschreiben wir in Wie funktioniert Odoo Field Service im Außendienst?. Funktionen und Apps im Überblick: Odoo Außendienst 2026.

Tagesstart

Was die Disposition am Morgen sehen muss

In „Planung nach Benutzer“ seht ihr alle Handwerker, Servicetechniker und Außendienstmitarbeiter, umschaltbar nach Tag, Woche oder Monat. Zu jeder Person steht, wie stark sie prozentual ausgelastet ist. Dazu seht ihr die Planungslücken, die noch zu füllen sind, und wie die Aufgaben voneinander abhängen.

Unter „Zu planen“ liegen die Aufgaben, die noch disponiert und terminiert werden müssen. Die Balken lassen sich je nach Status farblich markieren, zum Beispiel als vorgeplant oder terminiert.

Am Morgen seht ihr, was am Vortag abgeschlossen wurde und was offen geblieben ist. Dazu kommen die Zeiterfassungen des letzten Tages und gegebenenfalls die Restzeit, die noch nötig ist, um offene Aufgaben vom Vortag abzuschließen. Diese Aufgaben priorisiert ihr für den aktuellen Tag.

Einplanen

Mitarbeiter im Außendienst einplanen

In der Plantafel zeigt Odoo die Verfügbarkeit bereits an, einschließlich Urlaub, Krankheit und anderer Abwesenheiten. Die Suche nach dem passenden Mitarbeiter, der richtigen Qualifikation und der Rolle ist einen Klick entfernt. Mit wenigen Klicks ist eine Aufgabe für den Außendienst verplant. Die Kundenadresse und die Kontaktmöglichkeiten vor Ort kommen direkt aus dem Angebot, dem Auftrag oder dem Projekt.

Welche Einsätze sich als Aufgaben abbilden lassen: Welche Aufgaben kann Odoo Field Service im Außendienst abbilden?.

Umplanung

Dynamische Umplanung

Wie so oft sieht die Realität im Außendienst anders aus als geplant. Abweichungen vor Ort, etwa fehlende Materialien, fehlender Zugang oder falsche Informationen, müsst ihr regelmäßig berücksichtigen. Aufgaben, die bereits in der Plantafel disponiert sind, verschiebt ihr dort. Abhängige Aufgaben werden mit dem bestehenden Puffer mitverschoben.

Techniker

Was der Techniker in der Außendienst-App sieht

In der Außendienst-App kann der Techniker:

• die Aufgaben des heutigen Tages sehen, wahlweise auch die der nächsten Tage
• zum Ziel navigieren
• seine Zeit erfassen
• die Erledigung oder Probleme zurückmelden

Mehr zum Funktionsumfang steht in der Odoo Außendienst App.

Praxis

Wie gut funktioniert die Außendienst-Disposition mit Odoo in der Praxis?

Was gut klappt

• schnelle Übersicht über die Plantafel
• einfache und schnelle Disposition von Projektaufgaben, die direkt aus einem Auftrag kommen
• erleichterte dynamische Planung und Umplanung bei Änderungen oder Problemen
• Zeiterfassungen, Rückmeldungen und Protokolle an einem Ort

Worauf zu achten ist

• Je granularer die Aufgaben, zum Beispiel bei sehr individuellen Aufträgen, desto detaillierter kann die Disposition erfolgen. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Techniker im Außendienst den Überblick behalten. Wie wir das lösen, steht in der Custom Außendienst-App für Odoo.

Abschluss

Zusammenfassung

Bei Odoo profitiert ihr von einem vollintegrierten System. Aufgaben und Projekte entstehen automatisch aus Verkaufsaufträgen. Diese Aufgaben könnt ihr vorplanen, disponieren und terminieren. Wer Zeit hat und wer zur Aufgabe passt, seht ihr schnell. Informationen aus dem Außendienst laufen direkt wieder am Projekt oder an der Aufgabe ein. Wenn ihr nach Zeit abrechnet, könnt ihr Zeiterfassungen aus dem Außendienst mit wenigen Klicks direkt in Rechnung stellen.

Wir haben eine Firma im Bereich Schadensanierung von der Disposition mit Excel-Tabellen und Kalendern befreit. Die Disposition spart mit Odoo jetzt erheblich Zeit und hat endlich eine Übersicht über den Status quo. Mehr dazu in der Fallstudie zur Techniker-Disposition.