Custom Außendienst-App für Odoo: Einfach für Techniker, granular für die Disposition
Außendienst-App · Odoo · Offline & KI
Für einen Handwerksbetrieb in der Brand- und Schadensanierung mit rund 30 Mitarbeitern und über 20 Servicetechnikern haben wir während der Odoo-Einführung eine eigene Außendienst-App gebaut. Grund: Die Standard-App war für den Alltag auf der Baustelle nicht geeignet.
KI-generiertes Bild
Die Herausforderung
Während der Odoo-Einführung mit Disposition und Angebotsimport wurde das ERP zur zentralen Plattform für Projekte, Zeiten und Kosten. Für die Servicetechniker bedeutete das einen großen Umbruch: Bis dahin wurden ihre Einsätze über Google Kalender gesteuert, und nun sollten sie ihre Arbeit mobil direkt in Odoo abbilden. Genau an dieser Stelle zeigte sich, dass eine funktionierende Disposition im Büro noch keine brauchbare Lösung für die Baustelle ist.
Die Odoo-Standard-App für den Außendienst hat sich im Alltag der Techniker als ungeeignet erwiesen. Auf dem Smartphone oder Tablet wirkt sie wie eine verdichtete Desktop-Oberfläche: kleiner Text, viele Schaltflächen und eine Fülle an Informationen, die für Projektverwaltung relevant sein mögen, auf einer Baustelle mit Handschuhen, Schmutz oder schlechter Lesbarkeit aber eher stören als helfen. Servicetechniker brauchen in erster Linie Klarheit über den nächsten Einsatz. Sie wollen schnell erkennen, zu welchem Kunden sie fahren, welche Arbeiten vor Ort anstehen und wen sie bei Bedarf anrufen können, ohne sich durch interne Aufgabenstrukturen und Systemdetails zu kämpfen.
Zusätzlich fehlten Funktionen, die im Außendienst selbstverständlich sein sollten. Offline-Szenarien in Kellern, Neubauten oder technikarmen Umgebungen waren nur eingeschränkt abgedeckt, obwohl genau dort Zeiten erfasst und Probleme dokumentiert werden müssen. Die Zeiterfassung über einzelne Aufgaben wirkte auf der Baustelle unnatürlich, weil Arbeiten oft parallel oder in wechselnder Reihenfolge laufen. Und sobald vor Ort etwas schiefging oder Material fehlte, landeten Rückmeldungen weiterhin telefonisch oder über WhatsApp, statt strukturiert im ERP anzukommen.
Im Hintergrund blieb gleichzeitig eine zweite Anforderung bestehen, die mit der Techniker-Sicht nicht identisch ist: Disposition und Projektleitung brauchen weiterhin granulare Aufgaben aus dem Angebot, um Projekte flexibel zu planen und umzuplanen. Genau dieses Spannungsfeld zwischen feiner Struktur im Büro und einfacher Einsatzsicht vor Ort beschreiben wir ausführlicher in unserem Blog-Artikel zu den 10 größten Herausforderungen im Odoo-Außendienst.
Unsere Lösung
Wir haben eine Custom-PWA speziell für Servicetechniker entwickelt. Sie lässt sich wie eine normale App auf Smartphones und Tablets installieren und ist damit genauso schnell erreichbar wie gewohnte Anwendungen, ohne dass Techniker sich durch die Odoo-Oberfläche navigieren müssen. Im Zentrum steht eine klare, einsatzbezogene Sicht: Aufträge für heute und morgen, gruppiert nach Einsatzort, ergänzt um einen Wochenkalender und die Navigation zum Einsatz über Google Maps.
Öffnet ein Techniker einen Auftrag, sieht er die Informationen, die er vor Ort tatsächlich braucht: Adresse, Wohneinheiten, einen Anruf-Button zur Kontaktperson vor dem Eintreffen sowie einen Anruf-Button mit der Telefonnummer zum Projektleiter. Unteraufgaben sind pro Wohneinheit einsehbar und lassen sich bei Bedarf in verschiedene Sprachen übersetzen, damit auch fremdsprachige Mitarbeiter ohne Umwege verstehen, welche Arbeiten vorgesehen sind.
Der Arbeitsablauf folgt dem Einsatz statt der internen Aufgabenliste. Mit dem Start eines Auftrags beginnt die Zeiterfassung und läuft online wie offline weiter. Beim Beenden gibt der Techniker an, woran er gearbeitet hat und was unerledigt bleibt. Zusätzlich wird gefragt, wie viel Zeit für die unerledigten Aufgaben noch benötigt wird. Dadurch weiß die Disposition später direkt, wie viel sie noch einplanen muss. Die erfasste Zeit wird anschließend gleichmäßig auf die bearbeiteten Aufgaben verteilt. Über einen zentralen Button lassen sich Probleme mit Kategorie, Foto und Sprachnotiz melden. Sprachnotizen werden automatisch ins Deutsche übersetzt und als Nachricht am Odoo-Projekt bzw. an der Projektaufgabe abgelegt. Fehlt die Verbindung, speichert die App die Daten lokal und lädt sie hoch, sobald wieder Netz verfügbar ist.
Für Disposition und Projektleitung ändert sich am Datenmodell in Odoo bewusst wenig. Aufgaben bleiben dort granular und entstehen weiterhin aus dem Angebot, unter anderem über den OCR-Import aus dem externen Angebotssystem. Die PWA ist die baustellentaugliche Schicht darüber: Techniker arbeiten einsatzbezogen, während Odoo System of Record für Planung, Zeiten und Projektdokumentation bleibt.
Wie wir gearbeitet haben
In einem Monat sind wir vom KI-erstellten Prototypen über Workshops mit dem Kunden bis zur produktionsreifen Umsetzung gekommen. Die Entwicklung hat unser Senior-Entwicklerteam bitshore.dev in Ungarn übernommen: qualitativ hochwertig und kosteneffizient, in enger Abstimmung mit Disposition, Projektleitung und Technikern vor Ort.
Technischer Ansatz
- PWA mit Next.js und TypeScript für große Buttons, klare Einsätze und baustellentaugliche Bedienung
- Python-Backend als Authentifizierungs- und Caching-Layer zwischen App und Odoo
- Business Logic und Controller in Odoo, damit das ERP System of Record bleibt
- Auftragsübersicht heute/morgen nach Einsatzort, Wochenkalender und Google-Maps-Navigation
- Start/Stop am Einsatz, Zeit gleichmäßig auf bearbeitete Aufgaben, Restaufwand für offene Arbeiten
- Problem melden mit Foto, Sprachnotiz und KI-Übersetzung nach Deutsch
- App lässt sich vollumfänglich offline nutzen, inklusive Start/Stop von Einsätzen, Problem melden und Auftrag abschließen. Sobald Netzwerkverbindung besteht, lädt die App im Hintergrund automatisch hoch
Verwendete Technologien
Odoo
Python
Next.js / TypeScript
KI & Übersetzung
Ergebnisse & Resultate
Techniker arbeiten heute einsatzbezogen statt über Google Kalender oder die Odoo-Standard-App. Probleme, Zeiten und Restaufwände landen direkt im ERP, sodass Disposition und Projektleitung auf einer aktuellen Grundlage planen können.
Ein Tool für Servicetechniker: Abkehr von Google Kalender hin zu einsatzbezogener Steuerung in der App
Zentrale Abweichungserfassung: Weniger WhatsApp und Telefon, weil Probleme direkt am Auftrag landen
Komfortable Arbeitszeiterfassung: Start/Stop am Einsatz und Verteilung auf Aufgaben
Handwerkerfreundlich: Höhere Akzeptanz durch klare Bedienung statt Standard-App-Overload
Wichtige Planungsrückmeldung: Disposition sieht Restaufwand und kann offene Arbeiten gezielter einplanen
Übersetzung vor Ort: Mehrsprachige Teams handlungsfähig durch Übersetzung von Aufgaben und Sprachnotizen
Vorher & Nachher
Vorher
- Steuerung der Techniker über Google Kalender
- Odoo-Standard-App mit kleinem Text, vielen Buttons und zu viel Kontext
- Aufgabenlisten statt klarer Einsätze
- Probleme und Infos über Telefon oder WhatsApp
Nachher
- Custom-PWA mit einsatzbezogener Tages- und Wochenübersicht
- Granulare Odoo-Aufgaben im Hintergrund, einfache Sicht für Techniker
- Offline-fähige Zeiterfassung und Problem-Meldung mit Auto-Sync
- Fotos und Sprachnotizen landen übersetzt direkt in Odoo
Ähnliche Situation im Außendienst?
Im Zuge einer Odoo-Einführung fehlt oft die baustellentaugliche Schicht für Servicetechniker. Genau die entwickeln wir als Custom-PWA: als Ergänzung zu Odoo und direkt damit verbunden, einsatzbezogen, offline-fähig und angebunden an eure Disposition.
