Von Kalenderchaos zur digitalen Disposition: Odoo für Handwerksbetrieb
Außendienst-Disposition · Odoo ERP · Projektmargen
Für einen wachsenden Handwerksbetrieb im Bereich Schadensanierung mit rund 30 Mitarbeitern haben wir Odoo als zentrale Plattform eingeführt, von der Angebotsübernahme über die Technikerdisposition bis zum Kostenüberblick pro Projekt.
Die Herausforderung
Ein Handwerksbetrieb im Bereich Schadensanierung mit rund 30 Mitarbeitern hat ein hohes Auftragsvolumen, die internen Prozesse hielten dabei nicht stand. Techniker wurden über Kalendereinträge disponiert. Angebote entstanden weiterhin in einer externen Branchensoftware ohne Schnittstelle. Ohne eine technische Schnittstelle wäre eine Odoo-Einführung nicht umsetzbar gewesen. Gleichzeitig fehlte ein durchgängiger Überblick über Einsätze, Zeiten und Projektmargen.
Unsere Lösung
Wir haben Odoo (v19) mit den Modulen Projekt, Außendienst und Zeiterfassung innerhalb von vier Monaten eingeführt. Ein durch uns individuell entwickelter Import-Prozess importiert Angebots-PDFs per Texterkennung (OCR) einschließlich Kundendaten und Leistungspositionen. Daraus entstehen automatisch planbare Einsatzaufgaben für Techniker mit berechneter Zeitzuweisung. Über analytische Konten auf Projektebene ist jederzeit ein Vergleich von geplanten und tatsächlichen Werten für Umsatz, Arbeitszeit und Material möglich.
Wie wir gearbeitet haben
Wir starteten mit einer Analyse der bestehenden Abläufe, von der Angebotserstellung über die Disposition bis zur Zeiterfassung vor Ort. In enger Abstimmung mit Geschäftsführung und Disposition haben wir Odoo schrittweise konfiguriert, den Schadensanierungsablauf abgebildet und das Team geschult. Da das bestehende Angebotssystem über keine API-Schnittstelle verfügte, entwickelten wir einen individuellen Import-Prozess für PDF-Dateien.
Technischer Ansatz
- Odoo-Einrichtung mit Projekt, Außendienst und Zeiterfassung für rund 30 Nutzer
- Schadensanierungsablauf: Angebotsimport, Projekt, Einsatz, Zeiterfassung
- PDF-Import mit Texterkennung und künstlicher Intelligenz als Lösung für die fehlende Schnittstelle zum externen Angebotssystem
- Außendienst-Disposition mit mobilen Einsatzaufträgen für Techniker vor Ort
- Auswertungen mit analytischen Konten für Margenkontrolle pro Projekt
Verwendete Technologien
Odoo
Python
PostgreSQL
KI & Texterkennung
Ergebnisse & Resultate
Odoo ist heute die zentrale Schaltstelle für Disposition, Einsätze und Projektkosten. Kalender, Excel und manuelle Übertragungen wurden durch ein zentrales System ersetzt, obwohl das Angebotstool über keine API-Schnittstelle verfügte. Die Disposition spart täglich zwei Stunden und erkennt früher, wie wirtschaftlich Projekte laufen.
Disposition spart täglich zwei Stunden Arbeit
Saubere Kommunikationswege auf Projekt-Basis
Alle Abläufe auf einer zentralen Plattform
Transparenter Kostenüberblick für wirtschaftliches Arbeiten
Odoo-Einführung auch ohne Schnittstelle am Angebotssystem
Vorher & Nachher
Vorher
- Kalendereinträge für die Technikerplanung
- Manuelle Datenübernahme aus Angeboten
- Getrennte Werkzeuge ohne Gesamtüberblick
- Marge erst nach Projektabschluss sichtbar
Nachher
- Zentrale Außendienst-Disposition in Odoo
- Automatischer PDF-Import per Texterkennung und KI
- Eine Plattform für Einsätze, Zeiten und Kosten
- Vergleich von geplanten und tatsächlichen Kosten pro Projekt
Odoo im Handwerk einführen?
Wir unterstützen Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe bei der Odoo-Einführung, von der Prozessanalyse über individuelle Abläufe bis zum Betrieb der Plattform.
