Wie funktioniert digitale Transformation? Ein Leitfaden für Unternehmen

Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren verschiedene digitale Werkzeuge eingeführt, um ihren Arbeitsalltag zu organisieren. Dazu gehören Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM), Projektmanagement-Tools, Buchhaltungssoftware, Wissensdatenbanken und Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Trotz dieser Investitionen bleiben häufig Lücken bestehen. Oft müssen Mitarbeitende mit Behelfslösungen wie Excel-Tabellen arbeiten, die anfällig für Fehler sind und manuelle Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen erfordern. Dies erschwert eine umfassende Automatisierung und belastet die Effizienz.

Eine echte digitale Transformation erfordert daher mehr als einzelne Tools. Sie setzt eine saubere Datenarchitektur, systematisierte Prozesse und ein integriertes System voraus, das alle Unternehmensbereiche unterstützt. Nur so lassen sich Arbeitsabläufe nachhaltig optimieren und Wettbewerbsvorteile sichern.

Im Jahr 2023 nutzten rund 42 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Deutschland Enterprise Resource Planning (ERP)-Software zur Planung und Steuerung ihrer Geschäftsprozesse. Das entspricht dem EU-Durchschnitt von etwa 45 Prozent. Die Nutzung von ERP-Systemen in KMU ist zwar im Vergleich zu 2021 gestiegen, stagniert seitdem jedoch. Großunternehmen setzen ERP-Systeme mit etwa 89 Prozent Nutzung deutlich häufiger ein, ebenfalls im EU-Durchschnitt (ifm Bonn).

Dieser Artikel zeigt, wie digitale Transformation funktioniert und welche Schritte Unternehmen gehen sollten, um nachhaltige Digitalisierung zu erreichen.

Grundlagen

Digitale Transformation als ganzheitlicher Prozess verstehen

Digitale Transformation umfasst weit mehr als die Einführung einzelner Softwarelösungen. Sie beschreibt den umfassenden Wandel von Geschäftsprozessen, Organisationsstrukturen und Unternehmenskultur unter Nutzung digitaler Technologien. In der Praxis bedeutet dies, dass bestehende Abläufe analysiert, neu gestaltet und durch passende digitale Systeme unterstützt werden.

Viele Unternehmen haben bereits verschiedene digitale Werkzeuge eingeführt, doch oft entstehen dadurch Insellösungen. Beispielsweise werden Excel-Tabellen als provisorische Schnittstellen genutzt, um Funktionen zu überbrücken, die die eingesetzten Tools nicht abdecken. Dies führt zu einem hohen manuellen Aufwand, Fehleranfälligkeit und erschwert die Automatisierung.

Eine nachhaltige digitale Transformation setzt daher eine einheitliche Datenarchitektur voraus, die alle relevanten Informationen zentral und konsistent bereitstellt. Ebenso wichtig sind klar definierte und systematisierte Prozesse, die durch digitale Systeme unterstützt und automatisiert werden können. Nur so lassen sich Effizienzsteigerungen und Transparenz im Unternehmen dauerhaft realisieren.

Status quo

Digitalisierung im Mittelstand: Chancen und Herausforderungen

Die Digitalisierung im Mittelstand hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Laut einer Studie des Instituts für Mittelstandsforschung (ifm Bonn) nutzten 2023 rund 42 Prozent der KMU in Deutschland ERP-Software zur Planung und Steuerung ihrer Geschäftsprozesse. Dies entspricht nahezu dem EU-Durchschnitt von 45 Prozent. Während die Nutzung von ERP-Systemen in KMU im Vergleich zu 2021 (36 Prozent) gestiegen ist, stagniert sie seitdem. Großunternehmen setzen ERP-Systeme mit etwa 89 Prozent Nutzung deutlich häufiger ein.

Trotz der steigenden Verbreitung digitaler Werkzeuge erreichen viele KMU noch nicht die gewünschte digitale Reife. Mehr als ein Drittel der KMU erreicht eine hohe bis sehr hohe digitale Intensität, gemessen am Digital Intensity Index, der mindestens sieben von zwölf Digitalmaßnahmen erfasst. Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) hat sich bei KMU von 11 Prozent im Jahr 2023 auf etwa 25 Prozent im Jahr 2025 erhöht. Zudem verwenden über die Hälfte der KMU kostenpflichtige Cloud-Dienste.

Diese Zahlen zeigen, dass digitale Technologien zunehmend Einzug halten, gleichzeitig aber noch Potenzial für eine tiefgreifendere und nachhaltigere Digitalisierung besteht. Die Herausforderung besteht darin, digitale Werkzeuge nicht isoliert einzusetzen, sondern in eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie einzubetten.

Analyse

IST-Prozesse und Datenströme erfassen als Grundlage

Der erste Schritt einer erfolgreichen digitalen Transformation ist die umfassende Sichtbarmachung der aktuellen Abläufe in allen Unternehmensbereichen. Dazu gehört die detaillierte Analyse der IST-Prozesse, also der tatsächlich gelebten Arbeitsabläufe. Diese Analyse zeigt Schwachstellen, redundante Tätigkeiten und Medienbrüche auf, die automatisiert oder optimiert werden können.

Parallel dazu ist es notwendig, die vorhandenen Datenbestände und deren Flüsse zu erfassen. Dieser sogenannte Datenstoffwechsel beschreibt, wie Informationen zwischen Abteilungen und Systemen ausgetauscht werden. Häufig sind Daten in verschiedenen Formaten und Systemen verteilt, was den Zugriff erschwert und Fehlerquellen schafft.

Eine transparente Übersicht über Prozesse und Datenflüsse bildet die Basis für die weitere Planung. Sie ermöglicht es, gezielt Verbesserungen zu definieren und die passende technische Lösung auszuwählen. Zudem dient sie als Kommunikationsgrundlage für alle Beteiligten und erleichtert das Change Management.

Strategie

SOLL-Prozesse definieren und Change Management integrieren

Auf Basis der Analyse der IST-Situation werden gemeinsam mit leitenden Mitarbeitenden in den jeweiligen Abteilungen SOLL-Prozesse entwickelt. Diese idealtypischen Abläufe berücksichtigen Effizienz, Automatisierungspotenziale und die Anforderungen der Mitarbeitenden. Die Einbindung der Führungskräfte ist entscheidend, um Akzeptanz zu schaffen und praxisnahe Lösungen zu erarbeiten.

Change Management spielt in diesem Schritt eine zentrale Rolle. Digitale Transformation verändert Arbeitsweisen und Rollen. Ein systematischer Ansatz zur Begleitung der Veränderung unterstützt die Mitarbeitenden dabei, neue Prozesse und Systeme zu verstehen und anzunehmen. Dies beinhaltet Schulungen, regelmäßige Kommunikation und die Einbindung von Feedback.

Die Definition von SOLL-Prozessen und ein begleitendes Change Management legen den Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierungsstrategie.

Umsetzung

Digitalisierungsstrategie entwickeln und passende Systeme auswählen

Für die Umsetzung der digitalen Transformation ist eine klare Digitalisierungsstrategie erforderlich. Diese Strategie legt fest, welche Technologien und Systeme eingesetzt werden, um die definierten SOLL-Prozesse zu unterstützen. Es gibt keinen Königsweg, da jedes Unternehmen individuelle Anforderungen und Rahmenbedingungen hat.

Mögliche Optionen sind ERP-Systeme wie Odoo, branchenspezifische Lösungen oder KI-gestützte Individualentwicklungen. Die Auswahl richtet sich nach Faktoren wie Unternehmensgröße, Komplexität der Prozesse, vorhandener IT-Infrastruktur und Budget. Wichtig ist, dass das System flexibel genug ist, um zukünftige Anpassungen zu ermöglichen.

Die Digitalisierungsstrategie umfasst zudem Zeitpläne, Ressourcenplanung und Verantwortlichkeiten. Sie verbindet technologische Entscheidungen mit organisatorischen Maßnahmen und bildet die Grundlage für das Projektmanagement.

Projektmanagement

Projektumsetzung: Von der Planung zum Go-Live

Die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie erfolgt in einem definierten Projekt. Je nach Unternehmensgröße und Komplexität dauern Projekte zwischen zwei und neun Monaten. Während dieser Phase werden die ausgewählten Systeme implementiert, Schnittstellen eingerichtet und die Mitarbeitenden geschult.

Ein strukturiertes Projektmanagement stellt sicher, dass Zeitpläne eingehalten, Risiken minimiert und die Qualität der Umsetzung gewährleistet werden. Regelmäßige Abstimmungen mit allen Beteiligten fördern die Transparenz und ermöglichen schnelle Reaktionen auf Herausforderungen.

Die Einbindung der Fachabteilungen während der Umsetzung ist entscheidend, um praxisgerechte Lösungen zu gewährleisten und Akzeptanz zu fördern.

Einführung

Go-Live und Hypercare: Begleitung in der Anfangsphase

Nach der Implementierung folgt der Go-Live, bei dem das Unternehmen beginnt, mit dem neuen System zu arbeiten. Die ersten Wochen sind besonders kritisch, da sich Mitarbeitende an neue Abläufe und Werkzeuge gewöhnen müssen. Eine Hypercare-Phase mit intensivem Support und regelmäßigem Austausch ist daher essenziell.

In dieser Phase werden auftretende Probleme schnell behoben, Anpassungen vorgenommen und offene Fragen geklärt. Der kontinuierliche Dialog zwischen Anwendern und IT-Verantwortlichen unterstützt die erfolgreiche Integration des Systems in den Arbeitsalltag.

Eine gut begleitete Einführungsphase erhöht die Akzeptanz und stellt sicher, dass die digitale Transformation nachhaltig wirkt.

Häufig gestellte Fragen

Warum reichen einzelne digitale Tools nicht aus, um digitale Transformation zu erreichen?

Einzelne digitale Werkzeuge können zwar bestimmte Aufgaben erleichtern, führen aber oft zu Insellösungen und Medienbrüchen. Ohne eine einheitliche Datenarchitektur und systematisierte Prozesse bleibt die Automatisierung begrenzt und der manuelle Aufwand hoch. Eine ganzheitliche Betrachtung ist notwendig, um nachhaltige Effizienzsteigerungen zu erzielen.

Welche Rolle spielt Change Management bei der digitalen Transformation?

Change Management begleitet die Mitarbeitenden bei der Umstellung auf neue Prozesse und Systeme. Es sorgt für Akzeptanz, reduziert Widerstände und unterstützt Schulungen sowie Kommunikation. Ohne gezielte Begleitung können neue Technologien nicht optimal genutzt werden, was den Erfolg der Transformation gefährdet.

Wie lange dauert die Umsetzung einer digitalen Transformation typischerweise?

Die Projektdauer variiert je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Prozesse. In der Praxis liegen die Zeiträume häufig zwischen zwei und neun Monaten. Eine sorgfältige Planung und ein strukturiertes Projektmanagement sind entscheidend, um die Umsetzung effizient zu gestalten.

Welche Systeme eignen sich für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Die Auswahl richtet sich nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens. ERP-Systeme wie Odoo bieten integrierte Lösungen für viele Geschäftsbereiche. Branchenspezifische Software oder KI-gestützte Individualentwicklungen sind Alternativen, wenn besondere Anforderungen bestehen. Flexibilität und Skalierbarkeit sind wichtige Kriterien.

Wie wichtig ist die Datenarchitektur für die digitale Transformation?

Eine saubere und einheitliche Datenarchitektur ist die Grundlage für automatisierte und transparente Geschäftsprozesse. Sie ermöglicht den konsistenten Austausch von Informationen zwischen Abteilungen und Systemen und reduziert Fehlerquellen. Ohne eine durchdachte Datenstruktur bleibt Digitalisierung ineffizient.